Cela va faire 1 an que j’ai quitté mon job pour devenir travailleur non-salarié à temps plein. TNS comme disent certains, freelance pour d’autres. Avant cela, je pense que j’ai très rarement eu une seule activité à la fois. On m’a même un peu accusé de ne pas savoir m’arrêter. Je crois que j’étais seulement insatisfaite de ce qui occupait alors la majeure partie de mon temps.

Aujourd’hui je travaille donc en priorité depuis chez moi, avec mon ordinateur, mon petit bureau et mes feuilles volantes. Avec la rentrée, je fais un point sur mon organisation, ce que j’ai testé, et ce qui a fonctionné pour moi ou non.

Dans ce billet, je vous parle de mon organisation au niveau du travail, mais aussi par rapport à la gestion globale.

Les tableaux de bord

C’est le terme générique que je vais employer pour tous les supports qui me permettent d’avoir une vision globale sur une situation. En ce moment c’est un peu la mode au bullet journal, soit cette méthode sur carnet libre, mais très cadré avec des visions graphiques qu’on fait soi-même. J’ai un peu tendance à faire cela, mais de manière moins formelle, c’est-à-dire que je ne reste pas sur un beau carnet.

D’une part parce que dans le carnet, j’aime bien y faire n’importe quoi. Et je considère d’ailleurs que je ne m’amuse pas assez de ce côté. D’autre part parce que cela me serait vraiment insuffisant.

Où j’en suis

Je dispose donc d’une feuille A4 avec un tableau où j’écris :

• Devis en cours / Prospect,
• Facturations,
• Projets, avec un résumé de chaque projet,
• Tâches administratives à réaliser,
• Les échéances que je ne dois pas oublier.

C’est une feuille que je colle sur le mur devant mon bureau pour l’avoir devant les yeux. Dessus, il y a aussi le cachet de mon entreprise, comme ça j’ai sans besoin d’aller les chercher mon numéro SIRET, APE, et TVA intracommunautaire. Je dispose aussi de mon RIB à portée de main afin de pouvoir le communiquer quand j’en ai besoin.

Que dois-je faire ?

Le sujet sensible de la To-Do List tant appréciée et tant décriée. Pour ma part, je trouve la simple liste de choses à faire insuffisante, car elle ne priorise pas. C’est la raison pour laquelle je passe plutôt par des tableaux qui me permettent de visualiser les choses à la fois séparément et de manière globale.

Pour chaque projet, je dispose d’un récapitulatif de ce qui lui correspond, ainsi que de l’ordre dans lequel il faut le faire, une espèce de GANTT super simplifié.

À combien suis-je ?

Bien que je dispose d’un comptable pour gérer mes comptes et mes déclarations, il m’est absolument indispensable de savoir en temps réel de combien d’argent je dispose, ne serait-ce que pour provisionner les sommes en vue du paiement des divers impôts, des outils professionnels ainsi que des fournisseurs. C’est primordial pour se protéger des erreurs de gestion.

Pour une comptabilité simplifiée, j’ai opté pour la solution Sage One. C’est relativement complet. Je l’utilise par ailleurs pour l’édition des devis, des factures, leurs envois, les relances. J’ai un suivi de la trésorerie ainsi que des rappels sur les factures réglées, non réglées, et les échéances de retard. Les documents édités par Sage One disposent de tous les champs demandés légalement, qu’il me suffit de préremplir pour créer des modèles.
Sage One dispose d’une excellente version mobile (application smartphone) pour aussi noter des choses à distance.

Il y a une version gratuite d’essai, puis une version payante par abonnement.

Note : Je n’enlève pas le revenu que je me donne au niveau du logiciel pour avoir une vision globale de l’activité. Pour être toujours dans les clous, je ne me paie que 50% du bénéfice net que je réalise sur les missions. Mais je suis à l’imposition sur le revenu et non pas l’impôt sur les sociétés. Le fonctionnement aurait dû être différent dans ce dernier cas.

La mesure du temps

Mesurer son temps, ce n’est pas que se contrôler, c’est aussi connaître son niveau de rentabilité. J’utilise depuis 1 an l’outil Toggl. La pratique de mesurer son temps de travail est une chose que j’ai hérité de l’écriture de mon mémoire de recherche. Je notais alors dans un carnet la tâche que j’accomplissais, l’heure à laquelle je commençais et l’heure à laquelle je m’arrêtais. J’étais ainsi capable de connaître mon niveau de productivité et c’était utile ne serait pour savoir si cela valait la peine de faire telle chose quand j’avais 1h devant moi.

Avec Toggl, j’ai une vision par client, par projet, par tâche. L’outil va ensuite réaliser pour moi des résumés par semaines, ainsi que d’autres visions à la demande pour connaître le temps travaillé réel sur un projet, ou si la répartition sur le mois ressemble à ce qu’on avait prévu. Aussi, au bout de quelques mois on peut analyser son travail pour aussi prévenir les surcharges, voir si on peut se permettre quelques vacances…

Toggl dispose aussi de versions mobiles et d’app smartphone. Utile pour un rendez-vous en extérieur ! Mais si on n’oublie de lancer le chrono, pas de problème, on peut entrer les tâches a posteriori ou même rectifier des erreurs.

La méthode Pomodoro

La première fois que j’ai entendu parler de la méthode Pomodoro, c’est via Frédéric ici. Cette grande technique de la tomate consiste simplement à alterner des temps de travail avec des temps de repos. 25 minutes de boulot pour 5 minutes de pause, puis une plus grande pause au bout de 5 itérations. C’est en quelque sorte le HIIT de la productivité.

J’utilise l’application Pomodoro One sur Mac OS X, elle est simple, configurable. Un petit “ding” sonne à la fin de chaque phase et l’application attire mon attention en revenant à l’écran où je l’avais caché. Force de constater que cela est très efficace. Cela correspond assez à ma manière personnelle de fonctionner : soit je divague, soit je suis à fond.

D’une manière générale…

J’utilise beaucoup de papier. C’est un peu le comble pour quelqu’un qui fait mon boulot, pourtant cela me permet beaucoup de choses. D’une part je repose beaucoup plus mes yeux en travaillant une partie du temps pas directement sur un écran. Cela me fait un bien fou, physiquement et psychologiquement. D’autre part j’aime user de beaucoup de brouillons pour d’abord m’étendre puis mettre à plat.

Il y a des feuilles volantes partout, mais aussi pas mal de pochettes. Surtout je numérote chaque nouvelle feuille afin de pouvoir retrouver ce dont j’ai besoin.

pour la suite

Je vais continuer dans ce sens pour le moment, car c’est ce qui fonctionne pour moi. Je dois dire que je n’ai pas très envie de tester encore et encore de nouvelles solutions, car je perds aussi un peu de temps dans la phase d’adaptation notamment pour les nombreux outils du marché pour booster sa productivité.

Et toi, tu fais comment ?